Internes Kontrollsystem

Aufbau des internen Kontrollsystems (IKS)

Unser internes Kontrollsystem ist in Anlehnung an das international anerkannte Rahmenwerk für interne Kontrollsysteme des Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) konzipiert und wird kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert.

In einer konzernweiten Richtlinie werden die wesentlichen Grundlagen und die Zielsetzung des IKS beschrieben sowie der Aufbau des IKS und das zugrundeliegende Rollenkonzept für die Wirksamkeitsprüfung vorgegeben.

Der Umfang der durch das IKS abzudeckenden Kontrollziele wird über eine detaillierte Risikoanalyse abgeleitet. Auf Basis der identifizierten Risiken und Kontrollziele werden Mindestanforderungen („Minimum Requirements“) definiert, die durch Aufnahme von geeigneten Kontrollen in die Kontrollrahmenwerke der Unternehmensbereiche abgedeckt werden müssen.

Grundsätzlich umfasst unser IKS alle Gesellschaften. Der Umfang der von jeder Einheit auszuführenden Aktivitäten ist unterschiedlich und hängt unter anderem von der Wesentlichkeit der Einheit für den Konzernabschluss und den spezifischen Risiken, die mit der Einheit verbunden sind, ab. Alle Gesellschaften werden auf Basis quantitativer und qualitativer Aspekte analysiert und unter Berücksichtigung relevanter Finanzkennzahlen und funktionaler Kennzahlen in für das IKS wesentliche Gesellschaften kategorisiert.

 Internes Kontrollsystem in den Funktionsbereichen

Lageberichtsfremde Angaben (ungeprüft), Vorbemerkungen

Das IKS von DHL Group erstreckt sich im Rahmen der funktionalen Ausrichtung der konzernweiten Risikolandschaft auf die Funktionen Finanzen, Personalwesen (HR), Compliance, IT und Operations.

Die konzernweite Risikolandschaft wird für die jeweilige Funktion im Rahmen einer erweiterten Risikoanalyse ergänzt und regelmäßig überprüft. Dazu gehört auch die Betrachtung nachhaltigkeitsbezogener Ziele im Rahmen der ESG Roadmap. Diesbezügliche Risiken und Kontrollen werden identifiziert, den jeweiligen Funktionsbereichen zugeordnet und über die Kontrollrahmenwerke der Unternehmensbereiche abgedeckt. In allen funktionalen Bereichen werden Wirksamkeitsprüfungen durchgeführt und dokumentiert und in einem zentralen Reporting-Tool berichtet.

Ziel der Berücksichtigung aller Funktionsbereiche des Konzerns ist es, die Einhaltung geltender Normen und interner Konzernregelungen sowie divisionaler und lokaler Vorgaben in allen Geschäftsvorfällen und den Kernprozessen sicherzustellen.

Ein wesentlicher Bestandteil der Überwachungssysteme von DHL Group ist das Compliance-Management-System (CMS). Das CMS wurde eingerichtet mit dem Ziel, Regeln, Standards und Prozesse zum rechts- und richtlinienkonformen Handeln sowie messbare Selbstverpflichtungen zu schaffen. Es dient damit dazu, DHL Group vor finanziellen Risiken und Reputationsschäden zu schützen, persönliche Haftungsrisiken von Organen, Führungskräften und anderen Beschäftigten zu minimieren und Wettbewerbsnachteile zu vermeiden.

Das CMS ist nach Unternehmensbereichen organisiert. Als gemeinsames Entscheidungsgremium dient das Compliance Committee, dem der Chief Compliance Officer vorsteht. Das Compliance Committee stellt den Informationsaustausch zu Entwicklungen im Compliance-Management in den einzelnen Unternehmensbereichen sicher, koordiniert grundlegende strategische Fragestellungen des CMS und gewährleistet eine konsistente Umsetzung in den Unternehmensbereichen.

Das Compliance-Management bei DHL Group basiert auf einem werteorientierten Verhaltenskodex, der ein konzernweit einheitliches Bekenntnis zu ethischem, verantwortungsvollem und gesetzeskonformem Verhalten im Geschäftsleben vorgibt. Unsere Führungskräfte haben eine Vorbildfunktion und sollen mit gutem Beispiel vorangehen, um die Compliance zu fördern. Durch gezielte Kommunikation und regelmäßige Schulungen hilft DHL Group ihren Beschäftigten und Geschäftspartnern, die Compliance-Richtlinien und -Regeln zu verstehen und einzuhalten.

Bei DHL Group werden Compliance­Risiken regelmäßig und systematisch über alle Bereiche hinweg identifiziert und bewertet. Die identifizierten Risiken werden nach qualitativen Kriterien bewertet und analysiert und gegebenenfalls durch weitere Maßnahmen zur Risikominderung ergänzt.

Unser Compliance-Programm umfasst die präventiven Elemente Richtlinien, Schulungen und Geschäftspartnerprüfung. Darüber hinaus tragen aufdeckende Elemente wie das Hinweis- und Fallbearbeitungs-Management dazu bei, die geschäftliche Integrität von DHL Group zu gewährleisten. 

Rechnungslegungsbezogenes internes Kontrollsystem

Das rechnungslegungsbezogene IKS ist integraler Bestandteil des Rechnungslegungs- und Finanzberichterstattungsprozesses der Gesellschaften des Konzerns. Ziel des auf die Rechnungslegung bezogenen IKS ist es, die Ordnungsmäßigkeit der (Konzern-) Rechnungslegung sowie der Finanzberichterstattung sicherzustellen. Dabei soll insbesondere gewährleistet werden, dass alle Geschäftsvorfälle auf Basis geltender Normen, Rechnungslegungsvorschriften sowie interner Konzernregelungen zeitnah, einheitlich und korrekt buchhalterisch erfasst werden. Fehler in der Rechnungslegung sollen grundsätzlich vermieden beziehungsweise wesentliche Falschdarstellungen zeitnah aufgedeckt werden.

Im Rahmen des IKS treffen wir organisatorische und prozessuale Maßnahmen, in die alle Gesellschaften des Konzerns einbezogen sind. Zentral vorgegebene Bilanzierungsrichtlinien regeln die Überleitung der lokalen Abschlüsse und unterstützen eine konzernweit einheitliche Bilanzierung nach EU-IFRS. Zudem ist für die Deutsche Post AG und andere nach HGB bilanzierende Gesellschaften eine HGB-Bilanzierungsrichtlinie maßgebend. Ein einheitlicher Kontenrahmen ist für alle Konzerngesellschaften verpflichtend. Neuerungen in der internationalen Rechnungslegung werden von uns zeitnah auf Relevanz überprüft und ihre Umsetzung wird frühzeitig – beispielsweise in Newslettern – angekündigt. Vielfach wird die Rechnungslegung in Shared-Service-Centern gebündelt, um Abläufe zu zentralisieren und zu standardisieren. Die IFRS-Abschlüsse der einzelnen Konzerngesellschaften werden in einem einheitlichen System, basierend auf einer SAP-Software, erfasst und dann in einer einstufigen Konsolidierung an einem zentralen Standort verarbeitet. Automatische Plausibilitätsprüfungen und systemseitige Validierungen der Buchhaltungsdaten sind weitere qualitätssichernde Maßnahmen. Daneben erfolgen regelmäßig manuelle Kontrollen zentral im Corporate Center durch die Zentralbereiche Corporate Accounting & Controlling, Steuern und Corporate Finance. Falls erforderlich, wird auf die Expertise von externen Personen mit Sachverstand zurückgegriffen. Schließlich unterstützt die konzerneinheitlich gesteuerte Durchführung des Abschlussprozesses im Rahmen eines zentral verwalteten Abschlusskalenders einen strukturierten und effizient gestalteten Prozess der Rechnungslegung.

Die Gesellschaften haben präventive und detektive Kontrollen zur Adressierung von Risiken wesentlicher Falschdarstellung in der Berichterstattung implementiert sowie unternehmensbereichsspezifische und lokale Anforderungen abgedeckt. Um die Wirksamkeit des IKS zu erhalten und fortlaufend zu verbessern, wird es regelmäßig überprüft. Hierzu werden Wirksamkeitsprüfungen unter Anwendung eines Vier-Augen-Prinzips durchgeführt und in einer zentralen IT-Anwendung dokumentiert. Sollten sich bei einer Wirksamkeitsprüfung Feststellungen hinsichtlich einer nicht angemessenen Kontrolldurchführung ergeben, muss ein Maßnahmenplan festgelegt werden, dessen erfolgreiche Bearbeitung durch die für den Prozess verantwortliche Person zu bestätigen ist.

Die Ergebnisse der Wirksamkeitsprüfungen werden in einem zentralen Reporting-Tool dokumentiert. Über die Ergebnisse werden regelmäßig der Aufsichtsrat, der Vorstand und die funktionalen Gremien informiert. Zusätzlich werden diese Informationen hinsichtlich möglicher Verbesserungspotenziale analysiert.

Konzernrevision kontrolliert regelmäßig

Über IKS und Risikomanagement hinaus ist die Konzernrevision ein wesentliches Organ im Steuerungs- und Überwachungssystem des Konzerns. Im Rahmen ihrer risikoorientierten Prüfungshandlungen kontrolliert sie regelmäßig die für die Rechnungslegung relevanten Prozesse und berichtet dem Vorstand über die Ergebnisse.

 Stellungnahme zur Angemessenheit und Wirksamkeit von RMS und IKS

Lageberichtsfremde Angaben (ungeprüft), Vorbemerkungen

Auf Basis der regelmäßigen Berichterstattung zu RMS und IKS, der Analyse der zugrundeliegenden Ergebnisse der Wirksamkeitsprüfungen und der Würdigung der Berichte der Internen Revision sind dem Vorstand keine Sachverhalte bekannt, die eine Einschätzung begründen, dass in ihrer Gesamtheit das Risikomanagementsystem und das interne Kontrollsystem in ihrer Ausgestaltung nicht angemessen und wirksam für die Risikolage von DHL Group sind.

Grundsätzlich ist jedoch zu berücksichtigen, dass ein IKS, unabhängig von der Ausgestaltung, keine absolute Sicherheit liefert, dass wesentliche Fehlaussagen in der Rechnungslegung vermieden oder aufgedeckt werden.