Erklärung zur Unternehmensführung

gemäß §§ 289f, 315d HGB für die Deutsche Post AG und DHL Group

Entsprechenserklärung zum Deutschen Corporate Governance Kodex

Die Deutsche Post AG hat im Berichtsjahr allen Anregungen und Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex (DCGK) entsprochen. Vorstand und Aufsichtsrat beabsichtigen, auch in Zukunft allen Anregungen und Empfehlungen zu entsprechen. Sie haben im Dezember 2023 folgende Entsprechenserklärung abgegeben:

Vorstand und Aufsichtsrat der Deutsche Post AG erklären, dass seit Abgabe der Entsprechenserklärung im Dezember 2022 allen Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex in der am 27. Juni 2022 im Bundesanzeiger bekannt gemachten Fassung vom 28. April 2022 entsprochen wurde und auch künftig allen Empfehlungen des Kodex entsprochen werden soll.

Die aktuelle Entsprechenserklärung sowie die Erklärungen zur Unternehmensführung mit den Entsprechenserklärungen der letzten fünf Jahre können Sie auf der Internetseite der Gesellschaft einsehen.

Grundsätze verantwortungsvoller Unternehmensführung und gemeinsame Werte

Grundlage unserer Geschäftsbeziehungen und -aktivitäten sowie Bestandteil der Konzernstrategie ist eine verantwortungsvolle Geschäftspraxis im Einklang mit den geltenden Gesetzen, internationalen Leitlinien und ethischen Standards. Zu einem solchen Handeln verpflichten wir auch unsere Lieferanten. Die Beziehungen zu unseren Beschäftigten, Kunden und dem Unternehmen verbundenen Gruppen sowie den Aktionären, die bei ihrer Entscheidung für DHL Group als Arbeitgeber, Anbieter und Investment zunehmend auch Kriterien der verantwortlichen Unternehmensführung zugrunde legen, werden gefördert.

Mit dem Verhaltenskodex haben wir Anforderungen an das Verhalten unserer Beschäftigten konzernweit festgeschrieben. Er gilt in allen Unternehmensbereichen und Regionen. Im Verhaltenskodex verpflichten wir uns insbesondere den Prinzipien des UN Global Compact, achten die Grundsätze der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte und folgen weiteren anerkannten rechtlichen Standards, einschließlich maßgeblicher Antikorruptionsgesetze und -vereinbarungen. Außerdem berücksichtigen wir die Erklärung der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) über die grundlegenden Rechte und Prinzipien bei der Arbeit sowie die OECD-Leitsätze für multinationale Unternehmen. Daneben unterstützen wir verschiedene Nachhaltigkeitsinitiativen, um beispielsweise die Entwicklung nachhaltiger Kraftstoffe und Technologien zu fördern, und arbeiten auch gemeinsam mit Transportpartnern daran, den Kraftstoffverbrauch und den Ausstoß von THG-Emissionen zu verringern. Als langjähriger Partner der Vereinten Nationen unterstützen wir die UN-Ziele für Nachhaltige Entwicklung (Sustainable Development Goals, SDGs). Im Jahr 2023 ist DHL Group Mitglied des deutschen Verbands von Transparency International geworden.

Im Verhaltenskodex wird auch unser Verständnis von Vielfalt und Inklusion beschrieben. Dieses Verständnis und gegenseitiger Respekt fördern die Zusammenarbeit im Konzern und tragen damit zum wirtschaftlichen Erfolg bei. Kriterien für die Auswahl und Entwicklung von Beschäftigten sind allein ihre Fähigkeiten und Qualifikationen. Die Mitglieder von Vorstand und Aufsichtsrat unterstützen die Diversity-Maßnahmen unter besonderer Berücksichtigung des Konzernziels, den Frauenanteil in Führungspositionen zu erhöhen. Zur Geschäftspraxis gehört es, die Kompetenz als Dienstleistungsunternehmen im Bereich Logistik und Postdienste zum Nutzen von Gesellschaft und Umwelt einzusetzen und die Beschäftigten zu motivieren, sich auch insoweit persönlich zu engagieren.

Integres und rechtlich einwandfreies Verhalten gegenüber Geschäftspartnern, Aktionären und der Öffentlichkeit trägt wesentlich zum Erhalt unserer Reputation bei und ist Grundlage für den nachhaltigen Geschäftserfolg von DHL Group. Unser Compliance-Management­System (CMS) ist darauf ausgerichtet, rechtskonformes Verhalten zu fördern sowie insbesondere Korruption und wettbewerbswidriges Verhalten zu verhindern. In die laufende Verbesserung und Weiterentwicklung des CMS fließen auch die Ergebnisse der Compliance-Audits sowie Erkenntnisse aus gemeldeten Verstößen ein. Hierzu werden über das fortentwickelte Compliance-Berichtstool (BKMS-Dashboard) konzernweit, zentral und systematisch alle Kennzahlen zu Compliance-Hinweisen und Sachverhaltsaufklärungen erfasst und zur Verfügung gestellt. Außerdem wurden weitere Maßnahmen zur Förderung der Compliance-Kultur sowie der Compliance-Berichterstattung etabliert.

Zusammenwirken von Vorstand und Aufsichtsrat, Vergütung, Altersgrenzen

Als deutsche börsennotierte Aktiengesellschaft verfügt die Deutsche Post AG über ein duales Führungssystem, bestehend aus Vorstand und Aufsichtsrat.

Die Mitglieder des Vorstands leiten das Unternehmen in eigener Verantwortung. Sie führen die Unternehmensbereiche selbstständig, soweit nicht die besondere Bedeutung und Tragweite einer Entscheidung für die Gesellschaft oder den Konzern eine Befassung aller Mitglieder des Vorstands erfordert. Jedes Vorstandsmitglied ist verpflichtet, auf sein Ressort bezogene Interessen dem Gesamtwohl des Unternehmens unterzuordnen und den Vorstand laufend über wesentliche Entwicklungen in seinem Ressort zu informieren. Der Vorstand sorgt für die Beachtung gesetzlicher Bestimmungen und interner Richtlinien im Unternehmen (Compliance). Das interne Kontrollsystem und das Risikomanagementsystem umfassen ein an der Risikolage des Unternehmens ausgerichtetes CMS und decken auch nachhaltigkeitsbezogene Ziele ab.

Der Vorsitzende des Vorstands leitet dessen Geschäfte, koordiniert ressortbezogene Vorgänge mit den Zielen und Plänen des gesamten Unternehmens und stellt die Umsetzung der Unternehmenspolitik sicher. Die Mitglieder des Vorstands dürfen bei ihren Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen, die dem Unternehmen zustehen, für sich nutzen. Interessenkonflikte sind dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats und dem Vorsitzenden des Vorstands unverzüglich offenzulegen; die anderen Vorstandsmitglieder sind hierüber zu informieren. Der Aufsichtsrat hat festgelegt, dass Vorstandsmandate grundsätzlich mit Vollendung des 65. Lebensjahres enden sollen.

Die Mitglieder des Aufsichtsrats bestellen, beraten und überwachen den Vorstand. Sie schlagen der Hauptversammlung das Vergütungssystem für den Vorstand vor und verantworten – gemeinsam mit dem Vorstand – die langfristige Nachfolgeplanung für den Vorstand. Zu den gesetzlichen Pflichten des Aufsichtsrats gehören überdies die Prüfung und Billigung des Jahres- und Konzernabschlusses, die Prüfung des Gewinnverwendungsvorschlags und der Vorschlag zur Wahl des Abschlussprüfers an die Hauptversammlung.

Der Aufsichtsrat wird bei Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern berücksichtigen, dass die Amtszeit spätestens mit Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung enden soll, die auf die Vollendung des 72. Lebensjahres folgt. Die Mitglieder sollen dem Aufsichtsrat in der Regel nicht länger als drei Amtsperioden angehören.

Die Vermögensschadenhaftpflichtversicherung (Directors and Officers, D & O) des Unternehmens sieht für die Mitglieder des Vorstands einen den Anforderungen des Aktiengesetzes entsprechenden Selbstbehalt vor.

Die Grundsätze seiner inneren Ordnung, einen Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte des Vorstands sowie die Tätigkeit seiner Ausschüsse hat der Aufsichtsrat in einer Geschäftsordnung geregelt, die auf der Internetseite der Gesellschaft einsehbar ist. Der von den Aufsichtsratsmitgliedern aus ihrer Mitte gewählte Vorsitzende koordiniert die Arbeit im Aufsichtsrat und nimmt die Belange des Gremiums nach außen wahr. Er führt Gespräche mit Investoren über aufsichtsratsrelevante Themen. Vorstandsmitgliedern gegenüber vertritt der Aufsichtsrat die Gesellschaft. Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten eine feste jährliche Vergütung in Höhe von 100.000 €. Die Vergütung der Vorsitzenden (Plenum und Ausschüsse) erhöht sich jeweils um 100 %, die der stellvertretenden Vorsitzenden des Aufsichtsrats und der Ausschussmitglieder um 50 %. Dies gilt nicht für den Vermittlungs- und den Nominierungsausschuss. Der Bericht über die Vergütung von Vorstand und Aufsichtsrat ist mit dem Prüfungsvermerk gemäß § 162 Abs. 3 AktG auf der Internetseite der Gesellschaft einsehbar. Verträge der Gesellschaft mit Aufsichtsratsmitgliedern bestehen nicht – mit Ausnahme der Anstellungsverträge mit den Vertretern der Arbeitnehmer.

Der Aufsichtsrat tagt mindestens zweimal im Halbjahr, regelmäßig auch in Abwesenheit des Vorstands. Bei Bedarf finden außerordentliche Sitzungen statt. Im Geschäftsjahr 2023 sind die Mitglieder des Aufsichtsrats zu vier Plenumssitzungen, 21 Ausschusssitzungen sowie einer Klausurtagung zusammengekommen. Die Sitzungen fanden – bis auf wenige Ausnahmen bei den Ausschusssitzungen – in Präsenz statt. Einzelne Mitglieder wurden per Video zugeschaltet. In den Fällen, in denen einzelnen Mitgliedern eine Teilnahme nicht möglich war, haben diese im Vorfeld der Sitzung schriftliche Stimmbotschaften abgegeben und damit dafür gesorgt, dass die getroffenen Entscheidungen auf dem Entschluss aller verantwortlichen Mitglieder beruhen. Die insgesamt bei 95% liegende Teilnahmequote ist im Bericht des Aufsichtsrats individualisiert ausgewiesen.

Entscheidungen des Aufsichtsrats werden in getrennten Vorbesprechungen der Vertreter der Anteilseigner und der Arbeitnehmer sowie in den Ausschüssen vorbereitet. Die Ausschussvorsitzenden informieren in den Sitzungen des Plenums über Arbeit und Entscheidungen in den Ausschüssen. Aus- und Fortbildungsmaßnahmen nehmen die Mitglieder des Aufsichtsrats eigenverantwortlich wahr und werden dabei von der Gesellschaft angemessen unterstützt. Im Jahr 2023 fanden die so genannten Directors’ Days im Mai und September statt. Sie hatten die Regulierung des Postmarkts, ESG-Leistungskennzahlen als Grundlage für Unternehmenssteuerung und Vorstandsvergütung sowie Updates zum Lieferkettenrecht, der Nachhaltigkeitsberichterstattung und zur EU-Taxonomie zum Gegenstand.

Nachfolgeplanung für den Vorstand

Der Aufsichtsrat verantwortet gemeinsam mit dem Vorstand die langfristige Nachfolgeplanung für den Vorstand. Dazu tauschen sich insbesondere der Vorsitzende des Aufsichtsrats und der Vorstandsvorsitzende regelmäßig zu Kandidatinnen und Kandidaten mit Potenzial für die Übernahme von Vorstandspositionen aus. Innerhalb des Aufsichtsrats liegt die Suche nach geeigneten Vorstandsmitgliedern primär in der Verantwortung des Präsidialausschusses. Im Fall bevorstehender Vakanzen wählt der Präsidialausschuss unter Berücksichtigung der konkreten Anforderungen, die mit Blick auf die Erfahrung und die Qualifikation an die Mitgliedschaft im Vorstand und die Zusammensetzung des Vorstands insgesamt zu stellen sind, geeignete Kandidatinnen und Kandidaten für persönliche Gespräche aus und unterbreitet dem Aufsichtsrat nach Erörterung im Ausschuss seinen Vorschlag für die Besetzung.

Unabhängig von konkret bevorstehenden Vakanzen erhalten potenzielle Nachfolgekandidatinnen und -kandidaten aus dem Unternehmen die Möglichkeit, im Aufsichtsrat Themen aus ihren Verantwortungsbereichen zu präsentieren. Der Aufsichtsrat kann sich so kontinuierlich einen Eindruck vom Potenzial der für eine Vorstandsposition in Frage kommenden Führungskräfte des Konzerns verschaffen. Bei der Bestellung neuer Vorstandsmitglieder achtet der Aufsichtsrat darauf, dass sich die verschiedenen Qualifikationen und Erfahrungen der Mitglieder im Vorstand ergänzen und die Besetzung des Gremiums möglichst vielfältig ist. Von besonderer Bedeutung ist neben der Branchenerfahrung auch die internationale Erfahrung. Die Erstbestellung eines Vorstandsmitglieds erfolgt in der Regel für drei Jahre.

Unabhängigkeit der Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat

Alle Mitglieder des Aufsichtsrats sind unabhängig im Sinne des DCGK. Das Ziel des Aufsichtsrats, auf Seiten der Anteilseigner mindestens 60 % der Mandate mit unabhängigen Mitgliedern zu besetzen, wird damit übertroffen.

Mit Stand 31. Dezember 2023 hielt die KfW Bankengruppe als größte Aktionärin der Gesellschaft 20,49 % der Anteile an der Deutsche Post AG und übt damit ebenso wie der Bund, der über die KfW mittelbar beteiligt ist, keine Kontrolle aus. Dementsprechend sind auch Luise Hölscher und Stefan B. Wintels unabhängig. Am 7. Februar 2024 hat die KfW Bankengruppe ihren Anteil an der Deutsche Post AG auf 16,45 % reduziert.

Stefan Schulte, der im Anschluss an die für den 3. Mai 2024 vorgesehene Hauptversammlung aus dem Aufsichtsrat ausscheiden wird, hat seine umfangreiche Expertise und Erfahrung in seiner Amtszeit zum Wohl des Unternehmens eingebracht und als Vorsitzender des Finanz- und Prüfungsausschusses die Erörterungen mit dem Vorstand differenziert und kritisch geführt. Seine Unabhängigkeit stand daher für den Aufsichtsrat zu jeder Zeit außer Frage. Für die Nachfolge von Stefan Schulte und von Simone Menne, die ebenfalls aus Aufsichtsrat und Finanz- und Prüfungsausschuss ausscheidet, wird der Aufsichtsrat der Hauptversammlung zwei neue unabhängige Aufsichtsratsmitglieder vorschlagen. Nähere Angaben zu den Kandidaten finden Sie im Bericht des Aufsichtsrats.

Die Verantwortlichkeit von Lawrence Rosen für das Ressort Finanzen endete vor mehr als sieben Jahren und beeinträchtigt seine Unabhängigkeit daher nicht. Gleichzeitig qualifizieren ihn seine profunden Kenntnisse des Unternehmens und der Branche, dem Vorstand als erfahrener und fachkundiger Berater zur Seite zu stehen und auch der Überwachungsfunktion des Aufsichtsrats in besonderem Maße gerecht zu werden.

Kein Mitglied des Aufsichtsrats überschreitet die festgelegte Altersgrenze von 72 Jahren, übt Organ- oder Beratungsaufgaben bei wesentlichen Wettbewerbern aus oder steht sonst in einer persönlichen Beziehung zu einem wesentlichen Wettbewerber.

Wirksamkeit der Beratung und Überwachung durch den Aufsichtsrat

Die Mitglieder des Aufsichtsrats überprüfen jährlich die Arbeits- und Entscheidungsprozesse im Gremium. Die Erörterung erfolgt in einer Sitzung des Aufsichtsrats in Abwesenheit des Vorstands. In regelmäßigen Abständen, zuletzt im Berichtsjahr, wird das Meinungsbild zusätzlich auf Grundlage eines Fragebogens evaluiert. Die Ergebnisse fließen in die Erörterung im Gremium ein. Diskutiert wurden unter anderem das Kompetenzprofil des Aufsichtsrats sowie die Fortentwicklung des Onboarding-Prozesses für neue Aufsichtsratsmitglieder. Im Ergebnis ist der Aufsichtsrat der Meinung, dass er seine Überwachungs- und Beratungsaufgaben effektiv und effizient wahrgenommen hat.

Ziele für die Zusammensetzung des Aufsichtsrats (Kompetenzprofil)

Der Aufsichtsrat orientiert sich bei seiner Zusammensetzung neben den gesetzlichen Vorgaben (v. a. §§ 100, 107 AktG) auch an den Empfehlungen C.1 und C.6 des DCGK. Insgesamt hat der Aufsichtsrat sich die folgenden Ziele für seine Zusammensetzung gesetzt, die zugleich sein angestrebtes Kompetenzprofil abbilden:

1. Die Wahlvorschläge des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern sollen sich allein am Wohl des Unternehmens orientieren. In diesem Rahmen strebt der Aufsichtsrat an, dass der Anteil der im Sinne von C.6 DCGK unabhängigen Vertreter der Anteilseigner mindestens 60 % betragen soll und der Frauenanteil im gesamten Aufsichtsrat mindestens 30 % beträgt.

2. Der internationalen Tätigkeit des Unternehmens wird bereits durch die derzeitige Besetzung des Aufsichtsrats angemessen Rechnung getragen. Der Aufsichtsrat strebt an, auch bei künftigen Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung Kandidaten, die aufgrund ihrer Herkunft, Ausbildung oder beruflichen Tätigkeit über besondere internationale Kenntnisse und Erfahrungen verfügen, zu gewinnen.

3. Der Aufsichtsrat soll in seiner Gesamtheit kompetenter Berater des Vorstands bei Zukunftsfragen sein, zu denen der Aufsichtsrat insbesondere die digitale Transformation und Nachhaltigkeitsthemen rechnet.

4. Der Aufsichtsrat soll in seiner Gesamtheit über genügenden Sachverstand auf den Gebieten Rechnungslegung und Abschlussprüfung verfügen. Dies schließt Kenntnisse über internationale Entwicklungen der Rechnungslegung ein. Der Aufsichtsrat sieht zudem in der Unabhängigkeit seiner Mitglieder eine Gewähr für die Integrität des Rechnungslegungsprozesses und die Sicherung der Unabhängigkeit der Abschlussprüfer.

5. Interessenkonflikte bei Aufsichtsratsmitgliedern stehen einer unabhängigen Beratung und Überwachung des Vorstands entgegen. Der Aufsichtsrat entscheidet in jedem Einzelfall im Rahmen der Gesetze und unter Berücksichtigung des DCGK, wie er mit potenziellen oder auftretenden Interessenkonflikten umgeht.

6. Gemäß der vom Aufsichtsrat beschlossenen und in der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats verankerten Altersgrenze wird bei Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern berücksichtigt, dass die Amtszeit spätestens mit Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung, die auf die Vollendung des 72. Lebensjahres folgt, enden soll. Die Mitglieder sollen dem Aufsichtsrat in der Regel nicht länger als drei Amtsperioden angehören.

Die aktuelle Zusammensetzung des Aufsichtsrats entspricht diesen Zielsetzungen und erfüllt das Kompetenzprofil. Der Aufsichtsrat hat Zielsetzungen und Kompetenzprofil bei seinen Wahlvorschlägen an die diesjährige Hauptversammlung berücksichtigt.

Qualifikationsmatrix gemäß C.1 DCGK

Kompetenzen und Qualifikationen der einzelnen Aufsichtsratsmitglieder können der folgenden Übersicht entnommen werden.

Vorstandsgremien und Aufsichtsratsausschüsse

Für jeden Unternehmensbereich finden vierteljährlich Business Review Meetings mit den Vertretern des Managements statt, davon einmal jährlich mit allen Mitgliedern des Vorstands und dreimal im Jahr mit dem Vorstandsvorsitzenden und dem für Finanzen zuständigen Vorstandsmitglied. Außerdem finden quartalsweise Review Meetings der Querschnittsbereiche mit dem Vorstandsvorsitzenden und dem für Finanzen zuständigen Vorstandsmitglied sowie Vertretern des Managements statt.

In den Review Meetings werden strategische Maßnahmen, operative Themen sowie die Entwicklung des Budgets der Unternehmensbereiche erörtert. Darüber hinaus gibt es Vorstandsgremien in allen Ressorts, in denen über die grundsätzliche strategische Ausrichtung des jeweiligen Ressorts sowie richtungsgebende Themen Entscheidungen getroffen werden. Schließlich werden Beschlüsse zu Investitions-, Immobilien- und M & A-Vorhaben innerhalb bestimmter Schwellenwerte anhand von festgelegten Entscheidungs- und Zustimmungsprozessen in den zuständigen Gremien gefasst.

Die Mitglieder der Ausschüsse des Aufsichtsrats bereiten die Beschlussfassungen des Plenums vor und nehmen die ihnen nach dem Gesetz, der Satzung und der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats übertragenen Aufgaben wahr.

Ausschüsse des Aufsichtsrats

Präsidialausschuss
Dr. Nikolaus von Bomhard (Vorsitzender)
Andrea Kocsis (stellvertretende Vorsitzende)
Ingrid Deltenre
Thomas Held
Prof. Dr. Luise Hölscher
Thorsten Kühn

Personalausschuss
Andrea Kocsis (Vorsitzende)
Dr. Nikolaus von Bomhard (stellvertretender Vorsitzender)
Ingrid Deltenre
Mario Jacubasch

Finanz- und Prüfungsausschuss
Dr. Stefan Schulte (Vorsitzender, unabhängig und Experte auf dem Gebiet der Rechnungslegung und Abschlussprüfung im Sinne der §§ 100 Abs. 5, 107 Abs. 4 AktG und D.3 DCGK)
Stephan Teuscher (stellvertretender Vorsitzender)
Jörg von Dosky
Prof. Dr. Luise Hölscher
Simone Menne (unabhängig und Expertin auf dem Gebiet der Rechnungslegung und Abschlussprüfung im Sinne der §§ 100 Abs. 5, 107 Abs. 4 AktG und D.3 DCGK)
Yusuf Özdemir
Lawrence Rosen (unabhängig und Experte auf dem Gebiet der Rechnungslegung und Abschlussprüfung im Sinne der §§ 100 Abs. 5, 107 Abs. 4 AktG und D.3 DCGK)
Stefanie Weckesser

Strategie- und Nachhaltigkeitsausschuss
Dr. Nikolaus von Bomhard (Vorsitzender)
Andrea Kocsis (stellvertretende Vorsitzende)
Thomas Held
Dr. Heinrich Hiesinger
Stephan Teuscher
Stefan B. Wintels

Nominierungsausschuss
Dr. Nikolaus von Bomhard (Vorsitzender)
Ingrid Deltenre
Prof. Dr. Luise Hölscher

Vermittlungsausschuss (gemäß § 27 Abs. 3 MitbestG)
Dr. Nikolaus von Bomhard (Vorsitzender)
Andrea Kocsis (stellvertretende Vorsitzende)
Dr. Heinrich Hiesinger
Thorsten Kühn

Der Präsidialausschuss bereitet die Beschlussfassung des Plenums über die Bestellung der Vorstandsmitglieder, die Ausgestaltung ihrer Anstellungsverträge (inklusive Vergütung), das System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder, die Festlegung der Ziele für die variable Vergütung, die Bestimmung der variablen Vergütung nach Grad der Zielerreichung, die Überprüfung der Angemessenheit der Vergütung und den jährlich zu erstellenden Vergütungsbericht vor. Darüber hinaus befasst er sich regelmäßig mit der langfristigen Nachfolgeplanung für den Vorstand sowie Fragen der Corporate Governance und gibt hierzu auch Empfehlungen an den Aufsichtsrat.

Der Finanz- und Prüfungsausschuss prüft die Rechnungslegung einschließlich der Nachhaltigkeitsberichterstattung und macht Vorschläge zur Billigung von Jahres- und Konzernabschluss durch den Aufsichtsrat. Er überwacht den Rechnungslegungsprozess, die Wirksamkeit des internen Kontrollsystems, des Risikomanagementsystems und des internen Revisionssystems sowie die Abschlussprüfung, insbesondere die Prüfungsqualität und die Unabhängigkeit des Abschlussprüfers. Die Beratung mit dem Abschlussprüfer findet regelmäßig auch in Abwesenheit von Vorstandsmitgliedern statt. Der Finanz- und Prüfungsausschuss bereitet den Vorschlag des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung zur Wahl der Abschlussprüfungsgesellschaft vor. Geht dem Vorschlag – wie zuletzt vor der Hauptversammlung 2022 – ein förmliches Auswahlverfahren voraus, ist er verantwortlich für die Durchführung. Im Anschluss an das Auswahlverfahren hat die Hauptversammlung 2022 die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, München, zum neuen Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2023 gewählt.

Der Finanz- und Prüfungsausschuss erteilt seine Zustimmung, wenn der Abschlussprüfer mit der Erbringung von Nichtprüfungsleistungen beauftragt werden soll, und lässt sich regelmäßig über den Gesamtbetrag der für diese Leistungen vereinbarten Honorare berichten, um die Einhaltung der gesetzlich festgelegten Obergrenze zu gewährleisten. Er befasst sich mit der Compliance des Unternehmens und erörtert die Halbjahresfinanzberichte und Quartalsmitteilungen vor deren Veröffentlichung mit dem Vorstand. Bei Bedarf befindet der Finanz- und Prüfungsausschuss auch über die Erteilung der Zustimmung des Aufsichtsrats zu wesentlichen Geschäften der Gesellschaft mit nahestehenden Personen.

Der Finanz- und Prüfungsausschuss steht über seinen Vorsitzenden auch außerhalb der Sitzungen in einem regelmäßigen Dialog mit dem Abschlussprüfer. Der Vorsitzende tauscht sich regelmäßig mit dem Abschlussprüfer über den Fortgang der Prüfung aus und berichtet dem Ausschuss hierüber.

Der Vorsitzende des Finanz- und Prüfungsausschusses, Stefan Schulte, ist unabhängig und aufgrund seiner langjährigen Erfahrung als Finanzvorstand und Vorstandsvorsitzender der Fraport AG Experte auf dem Gebiet der Rechnungslegung sowie der Abschlussprüfung. Auch Simone Menne und Lawrence Rosen verfügen aufgrund ihrer langjährigen Tätigkeiten als Vorstandsmitglieder für Finanzen der Deutsche Lufthansa AG beziehungsweise der Deutsche Post AG und der Fresenius Medical Care AG & Co. KGaA über umfangreiche Expertise in der Rechnungslegung und in der Abschlussprüfung.

Die der Hauptversammlung 2024 zur Wahl in den Aufsichtsrat vorgeschlagenen Nachfolgekandidaten für Frau Menne und Herrn Schulte verfügen ebenfalls über umfangreiche Expertise in beiden vorgenannten Fachgebieten. Nähere Angaben zu den Kandidaten können Sie dem Bericht des Aufsichtsrats entnehmen.

Mit dem Abschlussprüfer ist vereinbart, dass der Vorsitzende des Aufsichtsrats und der Vorsitzende des Finanz- und Prüfungsausschusses über während der Prüfung auftretende mögliche Ausschluss- oder Befangenheitsgründe unverzüglich informiert werden, soweit diese nicht umgehend beseitigt werden. Darüber hinaus ist vereinbart, dass der Abschlussprüfer dem Aufsichtsrat unverzüglich über alle wesentlichen Feststellungen und Vorkommnisse im Prüfungsverlauf berichtet. Ferner hat der Abschlussprüfer den Aufsichtsrat zu informieren, wenn bei Durchführung der Abschlussprüfung Tatsachen festgestellt werden, aus denen sich ergibt, dass die von Vorstand und Aufsichtsrat abgegebenen Erklärungen zum DCGK unrichtig sind. Der Finanz- und Prüfungsausschuss überprüft regelmäßig die Qualität der Abschlussprüfung. Sowohl in der die Bilanzsitzung vorbereitenden Sitzung des Finanz- und Prüfungsausschusses als auch in der Sitzung des Plenums, in der die Abschlüsse der Gesellschaft und des Konzerns verabschiedet werden, befassen sich die Mitglieder des Aufsichtsrats intensiv mit den Inhalten und Prozessen der Abschlussprüfung.

Der Strategie- und Nachhaltigkeitsausschuss bereitet die Beratungen des Aufsichtsrats zur Strategie vor und erörtert regelmäßig die Umsetzung der Strategie und die Wettbewerbssituation des Unternehmens und der Unternehmensbereiche. Darüber hinaus befasst er sich vorbereitend mit Unternehmenserwerben oder -veräußerungen, denen der Aufsichtsrat zustimmen muss, und setzt sich intensiv mit für das Unternehmen relevanten ESG-Themen auseinander. Hierzu gehört vor allem die Umsetzung der Nachhaltigkeitsstrategie, insbesondere im Hinblick auf die Ziele zur Reduktion von CO₂-Emissionen, zur Sicherheit und Zufriedenheit der Beschäftigten, zur Förderung des Anteils von Frauen in Führungspositionen, zu Cybersicherheit sowie zur Stärkung der Compliance. Alle Vertreter der Anteilseigner im Ausschuss verfügen jeweils über große Expertise im Bereich Nachhaltigkeit.

Der Nominierungsausschuss ist ausschließlich mit Vertretern der Anteilseigner besetzt. Er unterbreitet den Anteilseignervertretern im Aufsichtsrat Empfehlungen für die Vorschläge zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern durch die Hauptversammlung.

Der Personalausschuss erörtert die Grundsätze und wesentlichen Themen des Personalwesens für den Konzern, wie Arbeitssicherheit, Personalgewinnung und -bindung sowie Chancengleichheit.

Die Aufgabe des Vermittlungsausschusses ist durch das Mitbestimmungsgesetz vorgegeben: Er unterbreitet dem Aufsichtsrat Vorschläge für die Bestellung von Vorstandsmitgliedern in Fällen, in denen ein Bestellungsbeschluss nicht mit der erforderlichen Mehrheit von zwei Dritteln der Stimmen der Mitglieder des Aufsichtsrats zustande kommt. Der Ausschuss hat im zurückliegenden Geschäftsjahr nicht getagt.

Über die Arbeit des Aufsichtsrats und seiner Ausschüsse im Geschäftsjahr 2023 informiert auch der Bericht des Aufsichtsrats. Die Mitglieder des Vorstands und deren weitere Mandate sowie die Mitglieder des Aufsichtsrats und deren weitere Mandate finden Sie unter Gremien. Auf unserer Internetseite haben wir zudem die Lebensläufe der Vorstandsmitglieder, Angaben zu ihren Qualifikationen und die Laufzeiten ihrer aktuellen Bestellung veröffentlicht. Ebenso finden Sie dort aktuelle Lebensläufe der Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat sowie Angaben zu ihren ausgeübten Berufen, ihrer Zugehörigkeit zum Aufsichtsrat und ihrer aktuellen Amtszeit.

Diversität

Diversität ist mitentscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg des Konzerns. Das gilt auch für den Vorstand. Im Rahmen der Auswahl der Mitglieder des Vorstands achtet der Aufsichtsrat auf Vielfalt und darauf, dass sich die Mitglieder hinsichtlich ihrer Persönlichkeit, Qualifikationen, Fähigkeiten, Herkunft und Erfahrungen ergänzen. Eine langfristige Nachfolgeplanung in allen Unternehmensbereichen gewährleistet, dass auch in Zukunft qualifizierte interne Kandidatinnen und Kandidaten zur Verfügung stehen. Dabei spielt auch die frühzeitige Auswahl von Frauen für Führungspositionen eine entscheidende Rolle. Die Mitglieder des Vorstands bringen unterschiedliche berufliche Expertise aus den Bereichen Wirtschaftsingenieurwesen, Physik, Betriebswirtschaft, Rechtswissenschaften und Psychologie ein. Die Zusammensetzung des Vorstands spiegelt überdies die internationale Tätigkeit des Unternehmens wider. Die Vorstandsmitglieder haben sowohl aufgrund ihrer Herkunft als auch durch längere berufliche Tätigkeiten im Ausland oder die Verantwortung für ausländische Geschäftsaktivitäten vielfältige Erfahrungen in vielen Ländern Europas, aber auch in den USA, Asien, Lateinamerika und Australien. Der Altersdurchschnitt der Vorstandsmitglieder lag zum 31. Dezember 2023 bei 53 Jahren, wobei das jüngste Mitglied 47 Jahre und das älteste 60 Jahre alt war.

Im Rahmen der langfristigen Nachfolgeplanung liegt der Fokus unverändert auch auf dem Frauenanteil in Führungspositionen. Mit zwei Frauen im Vorstand übertrifft die Gesellschaft die seit August 2022 geltende Mindestbeteiligungsquote gemäß § 76 Abs. 3a AktG, nach der dem Vorstand einer börsennotierten und dem Mitbestimmungsgesetz unterliegenden Gesellschaft, sofern er aus mehr als drei Personen besteht, mindestens eine Frau und mindestens ein Mann angehören muss. Ebenso ist das über das gesetzliche Beteiligungsgebot hinausgehende, vom Aufsichtsrat mit einer Frist bis Ende 2024 festgelegte Ziel eines Frauenanteils im Vorstand von 25 % bereits jetzt erreicht.

Für die Periode ab dem 1. Januar 2020 hat der Vorstand als Zielgröße für den Frauenanteil in den beiden Führungsebenen unterhalb des Vorstands in der Deutsche Post AG jeweils 30 % festgelegt. Diese Zielgrößen sollen bis zum 31. Dezember 2024 erreicht werden. Die beiden Führungsebenen sind dabei nach Berichtslinien abgegrenzt: Der ersten Führungsebene gehören die Führungskräfte der Berichtslinie N⁠–⁠1 an, hier lag der Frauenanteil zum 31. Dezember 2023 bei 30,2 %. Der zweiten Führungsebene gehören die Führungskräfte der Berichtslinie N⁠–⁠2 an, hier lag der Frauenanteil zum 31. Dezember 2023 bei 33,3 %. Bis 2025 sollen zudem konzernweit mindestens 30 % der Positionen im mittleren und oberen Management mit Frauen besetzt sein. Dieser Anteil ist in den vergangenen Jahren kontinuierlich gestiegen und lag am 31. Dezember 2023 bei 27,2 %.

Diversitätskriterien, die dem Aufsichtsrat im Hinblick auf die eigene Zusammensetzung besonders wichtig sind, finden Sie auch in der Darstellung seiner Ziele (Kompetenzprofil). Die darin verankerte und für den Aufsichtsrat auch gesetzlich geltende Mindestquote von 30 % Frauen wird mit 40 % übertroffen.

Aktionäre und Hauptversammlung

Die Aktionäre üben ihre Rechte, insbesondere ihr Auskunfts- und Stimmrecht, in der Hauptversammlung aus. Jede Aktie der Gesellschaft gewährt eine Stimme („one share, one vote“). Vorzugsaktien ohne Stimmrecht hat die Gesellschaft nicht ausgegeben. Die Tagesordnung mit den Beschlussempfehlungen für die Hauptversammlung und weitere Informationen stehen unmittelbar nach der Einberufung auf der Internetseite der Gesellschaft zur Einsicht bereit. Bei Vorschlägen zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern wird für jede Kandidatin und jeden Kandidaten ein Lebenslauf veröffentlicht, der über relevante Kenntnisse, Fähigkeiten und fachliche Erfahrungen Auskunft gibt und eine Übersicht über die wesentlichen Tätigkeiten neben dem Aufsichtsratsmandat enthält. Einen Überblick über die Kompetenzen und Qualifikationen der Aufsichtsratsmitglieder bietet zudem die Qualifikationsmatrix.

Die Rede des Vorstandsvorsitzenden ist regelmäßig bereits mindestens vier Tage vor der jeweiligen Hauptversammlung auf der Internetseite der Gesellschaft abrufbar.

Wir erleichtern unseren Aktionären die Ausübung ihrer Stimmrechte dadurch, dass wir neben der Möglichkeit der Briefwahl Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft benennen, die das Stimmrecht in der Hauptversammlung gemäß den von den Aktionären erteilten Weisungen ausüben. Die Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ist ebenso wie die Briefwahl auch über das von der Gesellschaft angebotene Aktionärsportal möglich. Die Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft und die Briefwahlstimmen können noch bis zum Beginn der Abstimmung in der Hauptversammlung geändert werden. Die im Aktienregister eingetragenen Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können die gesamte Hauptversammlung per Bild- und Tonübertragung im Internet verfolgen.

Nach drei pandemiebedingt virtuell veranstalteten Hauptversammlungen konnte der Vorstand die Aktionäre im vergangenen Jahr erstmals wieder zur persönlichen Teilnahme vor Ort einladen. Der Vorstand hat von der Hauptversammlung 2023 befristet auf zwei Jahre die Ermächtigung erhalten, Hauptversammlungen gegebenenfalls auch virtuell abzuhalten. Für die ordentliche Hauptversammlung 2024 hat er entschieden, von dieser Ermächtigung keinen Gebrauch zu machen und auch diese wieder als Präsenzveranstaltung durchzuführen. Dies entspricht dem Wunsch vieler Aktionäre und Aktionärsvertreter, Gelegenheit zum persönlichen Austausch mit den Mitgliedern des Vorstands und des Aufsichtsrats und auch untereinander zu erhalten.

Das Vergütungssystem für die Vorstandsmitglieder ist der Hauptversammlung im Fall wesentlicher Änderungen, mindestens jedoch alle vier Jahre zur Billigung vorzulegen, die Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder ebenfalls mindestens alle vier Jahre. Die Hauptversammlung 2021 hat das System der Vorstandsvergütung mit einer Zustimmung von 93,39 % und die Vergütung des Aufsichtsrats mit einer Zustimmung von 99,46 % der abgegebenen Stimmen gebilligt. Der Beschlussvorschlag an die Hauptversammlung über die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats wurde 2022 mit einer Mehrheit von 99,07 % angenommen. Das System der Vorstandsvergütung und die Beschlüsse der Hauptversammlung über die Vergütung der Mitglieder des Aufsichtsrats sind auch auf der Internetseite der Gesellschaft abrufbar. Angaben zur Vergütung der einzelnen Mitglieder von Vorstand und Aufsichtsrat können Sie den dort abrufbaren Vergütungsberichten entnehmen. Turnusgemäß wird das Vergütungssystem des Vorstands der Hauptversammlung im Jahr 2025 zur Billigung vorgelegt werden.