BERICHT DES AUFSICHTSRATS

Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre,

im ersten Jahr ohne unmittelbare Pandemieeffekte hat das Unternehmen trotz des Ausbleibens jeglicher konjunktureller Erholungsimpulse die Ertragslage auf einem Niveau halten können, das deutlich über dem vorpandemischen liegt. Ein klarer strategischer Fokus des Vorstands und die Leistungen aller Beschäftigten in der operativen Umsetzung haben das ermöglicht.

Vorstand und Aufsichtsrat haben im Berichtsjahr vertrauensvoll und erfolgreich zusammengearbeitet. Der Vorstand hat den Aufsichtsrat frühzeitig in alle Entscheidungen von wesentlicher Bedeutung für das Unternehmen eingebunden und regelmäßig über weitere Entwicklungen informiert.

Teilnahme an Plenums- und Ausschusssitzungen

Die vier Plenums- und 17 von 21 Ausschusssitzungen des Geschäftsjahres 2023 fanden in Präsenz, je nach Lage auch unter virtueller Zuschaltung einzelner Mitglieder, statt.

Lediglich eine außerordentliche Sitzung des Strategie- und Nachhaltigkeitsausschusses sowie drei Sitzungen des Finanz- und Prüfungsausschusses zur Erörterung der Finanzkennzahlen im Vorfeld der Quartalsberichterstattung erfolgten als Videokonferenz. An den Plenumssitzungen haben alle Mitglieder des Aufsichtsrats teilgenommen, nur Simone Menne hat an einer Sitzung entschuldigt gefehlt. Die Teilnahme an Plenums- und Ausschusssitzungen 2023 ist in der Tabelle individualisiert ausgewiesen. Kein Mitglied hat an weniger als drei Viertel der Sitzungen teilgenommen. Der Aufsichtsrat hat regelmäßig auch in Abwesenheit des Vorstands getagt, beispielsweise zu Vorstandsangelegenheiten und zur Überprüfung der Effizienz der Aufsichtsratstätigkeit.

Die Mitglieder des Vorstands haben an allen Plenumssitzungen teilgenommen und über die Geschäftsentwicklung in ihren Verantwortungsbereichen berichtet. An den Ausschusssitzungen haben der Vorstandsvorsitzende und die jeweils verantwortlichen Vorstandsmitglieder teilgenommen. Zu einzelnen Tagesordnungspunkten wurden auch Führungskräfte der ersten Ebene unterhalb des Vorstands und die Abschlussprüfer hinzugezogen. Einzelne Fragen haben die Mitglieder des Finanz- und Prüfungsausschusses mit den Abschlussprüfern auch in Abwesenheit der Mitglieder des Vorstands erörtert.

Investorengespräche

Zu Themen, die in die Verantwortung des Aufsichtsrats fallen, habe ich im Herbst des abgelaufenen Jahres Gespräche mit einer Reihe von Investoren und Stimmrechtsvertretern geführt. Gegenstand der Gespräche waren unter anderem die ESG Roadmap der DHL Group, insbesondere Governance-Aspekte, und die Verankerung von ESG-Kriterien in der kurz- und langfristigen Vorstandsvergütung sowie die Qualifikationen der einzelnen Mitglieder des Aufsichtsrats, die auf der Internetseite der Gesellschaft in den Lebensläufen der Aufsichtsratsmitglieder und tabellarisch auch in der Erklärung zur Unternehmensführung ausgewiesen sind. Ausführlich erörtert wurden Berufserfahrung und Kenntnisse der vom Aufsichtsrat der Hauptversammlung 2024 vorgeschlagenen neu zu wählenden Aufsichtsratsmitglieder unter Berücksichtigung ihrer Unabhängigkeit und der künftigen Besetzung der Ausschüsse. Die Absicht des Vorstands, die Hauptversammlung 2024 erneut in Präsenz einzuberufen, wurde von den Investoren positiv aufgenommen.

Wesentliche Themen der Plenumssitzungen

Gegenstand aller Sitzungen waren Berichterstattung und Erörterung der Lage des Konzerns und seiner Unternehmensbereiche sowie der Entwicklung der Geschäfte und die Information über die Diskussionen in den Sitzungen der Ausschüsse.

Von Bedeutung waren überdies die mit den Aspekten der Umwelt, des Sozialen und der Unternehmensführung (ESG) verbundenen Risiken und Chancen für das Unternehmen, die ökologischen und sozialen Auswirkungen der derzeitigen Unternehmenstätigkeit sowie die Umsetzung der Nachhaltigkeitsstrategie. Auch fand ein regelmäßiger Austausch mit dem Vorstand zur Digitalisierung einschließlich der Entwicklungen im Bereich künstlicher Intelligenz statt. Die Auswirkungen neuer regulatorischer Rahmenbedingungen auf das Geschäft im Unternehmensbereich Post & Paket Deutschland waren neben der strategischen Ausrichtung des Produktportfolios im gesamten Konzern weitere wesentliche Themen im Berichtsjahr.

Im März 2023 haben wir uns mit dem Jahres- und Konzernabschluss sowie dem Lagebericht einschließlich der nichtfinanziellen Erklärung befasst. Die von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers (PwC) mit einem uneingeschränkten Testat versehenen Abschlüsse haben wir auf Empfehlung des Finanz- und Prüfungsausschusses gebilligt. Dem Beschlussvorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns und damit der Zahlung einer Dividende in Höhe von 1,85 € je Aktie haben wir uns angeschlossen. Der Finanzstrategie entsprechend wurden damit im letzten Jahr 41,1 % des Nettogewinns an die Aktionäre ausgeschüttet. Nachdem PwC die Abschlüsse über viele Jahre hinweg geprüft hat, wurde der Jahres- und Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2023, wie von der Hauptversammlung beschlossen, von der Prüfungsgesellschaft Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (Deloitte), München, geprüft. Verantwortliche Prüfer waren Prof. Dr. Frank Beine und Dr. Hendrik Nardmann.

Die Verabschiedung des Vergütungsberichts, des Berichts des Aufsichtsrats an die Hauptversammlung und der Beschlussvorschläge zu den Tagesordnungspunkten der Hauptversammlung einschließlich der (Wieder-)Wahl von Katrin Suder und Mario Daberkow in den Aufsichtsrat war ebenso Gegenstand der März-Sitzung wie die Festsetzung der Jahreserfolgsvergütung der Vorstandsmitglieder auf Grundlage der jeweiligen Zielerreichungsgrade und entsprechender Empfehlungen des Präsidialausschusses. Auch der Stand der Tarifverhandlungen sowie die Erweiterung des Volumens des laufenden Aktienrückkaufprogramms auf bis zu 3 MRD € im Zusammenhang mit der Zustimmung zu einer etwaigen Einziehung von bis zu 55 Millionen weiterer zurückerworbener Aktien waren Gegenstand unserer Erörterungen. Überdies stimmte der Aufsichtsrat in dieser Sitzung der Gründung eines Gemeinschaftsunternehmens (Joint Venture) mit Saudi Aramco zu.

In der Sitzung im Juni haben wir insbesondere die Übernahme des türkischen Paketdienstleisters MNG Kargo erörtert. Zudem standen die Änderung des Konzernnamens von Deutsche Post DHL Group in DHL Group sowie die Zustimmung zur Anpassung der Geschäftsverteilung im Vorstand auf der Agenda. Die Geschäftsverteilung wurde dahingehend geändert, dass die Funktion Group Brand Marketing in die Zuständigkeit von John Pearson überführt wurde. John Pearson verantwortet bereits die Funktion Customer Solutions & Innovation und das Global Commercial Board. Mit der zusätzlichen Verantwortung für die Konzernfunktion Group Brand Marketing werden wesentliche kommerzielle Funktionen des Konzerns in einer Hand gebündelt.

Im September haben wir uns schwerpunktmäßig mit der Reform des Postgesetzes und den möglichen Auswirkungen auf die Finanz- und Ertragslage des Unternehmens beschäftigt. Wir haben uns, in Abwesenheit des Vorstands, intensiv mit der Effektivität und Effizienz unserer Tätigkeit im Plenum und in den Ausschüssen befasst. Gegenstand unserer Analyse waren unter anderem die Zusammenarbeit im Aufsichtsrat und mit den Mitgliedern des Vorstands, die Arbeit in den Ausschüssen, die Einbindung des Aufsichtsrats in die strategische Ausrichtung des Unternehmens und das Kompetenzprofil des Aufsichtsrats. In Vorbereitung dieses Tagesordnungspunktes hatten die Mitglieder des Aufsichtsrats einen ausführlichen Fragebogen ausgefüllt, der ausgewählte Fragen zu verschiedenen Themen, zum Beispiel der Zufriedenheit mit den bereitgestellten Informationen und der Frequenz und Struktur der Aufsichtsratssitzungen, zum Inhalt hatte. Nach dem Ergebnis unserer Erörterung nimmt der Aufsichtsrat seine Überwachungs- und Beratungsaufgaben effektiv und effizient wahr. Zu Anregungen aus dem Kreis der Aufsichtsratsmitglieder werden wir uns auch weiterhin zwischen den jährlichen Effizienzprüfungen austauschen.

In der letzten Aufsichtsratssitzung des Jahres im Dezember haben wir nach intensiver Erörterung dem Konzerngeschäftsplan 2024 zugestimmt, die Ziele der Jahreserfolgsvergütung für die Mitglieder des Vorstands verabschiedet und uns mit den Themen Digitalisierung und Energiewende befasst. Wir haben beschlossen, den Anregungen und Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex uneingeschränkt zu entsprechen.

Wesentliche Inhalte der Ausschusssitzungen

Die sechs Ausschüsse des Aufsichtsrats bereiten die Erörterungen im Plenum und dessen Entscheidungen vor und tagen im Vorfeld der Plenumssitzung. Wenige Angelegenheiten sind den Ausschüssen zur abschließenden Entscheidung übertragen, wie etwa die Zustimmung des Präsidialausschusses zu Nebentätigkeiten der Vorstandsmitglieder und des Finanz- und Prüfungsausschusses zu Immobilientransaktionen oder zur Erbringung von Nichtprüfungsleistungen durch den Abschlussprüfer. Die Vorsitzenden unterrichten die Mitglieder des Aufsichtsrats in den Plenumssitzungen umfassend über die Arbeit in den Ausschüssen und stehen für Fragen und weitere Erörterungen im Plenum zur Verfügung. Angaben zu den Aufgaben der Ausschüsse und zu deren personeller Zusammensetzung finden Sie in der Erklärung zur Unternehmensführung.

Der Präsidialausschuss hat 2023 viermal getagt und sich vor allem mit Vorstandsangelegenheiten wie der Nachfolgeplanung im Vorstand, der Erörterung des Vergütungsberichts an die Hauptversammlung, der Zielerreichung der Jahreserfolgsvergütung für das Vorjahr und den Zielvereinbarungen für das Folgejahr befasst.

Der Finanz- und Prüfungsausschuss trat zu sieben Sitzungen zusammen. Im Nachgang zur Wahl zum Abschlussprüfer durch die Hauptversammlung erteilte der Finanz- und Prüfungsausschuss der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Deloitte den Auftrag zur Prüfung des Jahres- und Konzernabschlusses und zur prüferischen Durchsicht des Halbjahresfinanzberichts 2023. Er hat Deloitte auch mit der Prüfung der im Lagebericht enthaltenen nichtfinanziellen Erklärung zur Erlangung begrenzter und für ausgewählte Indikatoren hinreichender Sicherheit beauftragt und mit den Abschlussprüfern Prüfungsstrategie, -planung, -ergebnisse und - qualität erörtert. Der Halbjahresfinanzbericht wurde nach prüferischer Durchsicht und die Quartalsmitteilungen vor Veröffentlichung gemeinsam mit dem Vorstandsvorsitzenden und dem für Finanzen verantwortlichen Vorstandsmitglied in Anwesenheit der Abschlussprüfer erörtert. Der Ausschuss hat die Unabhängigkeit des Abschlussprüfers überwacht und sich dessen Nichtprüfungsleistungen zur Genehmigung vorlegen und über die erbrachten Nichtprüfungsleistungen insgesamt sowie den Stand der Ausschöpfung des gesetzlich hierfür vorgesehenen Budgets berichten lassen. Stefan Schulte hat sich als Ausschussvorsitzender regelmäßig auch außerhalb von Sitzungen mit dem Abschlussprüfer über den Fortgang der Prüfungen ausgetauscht und dem Ausschuss hierüber berichtet. Gegenstand der Sitzungen waren auch der Rechnungslegungsprozess, das Risikomanagement und die Feststellungen der Internen Revision. Der Ausschuss hat sich überdies intensiv mit der geplanten Reform des Postgesetzes und den Auswirkungen auf die Finanz- und Ertragslage des Unternehmens befasst. Über bedeutsame Aspekte der Compliance und die Weiterentwicklung von Compliance-Organisation und -Management ließ sich der Ausschuss ausführlich vom Chief Compliance Officer berichten. Auch die Wirksamkeit und Weiterentwicklung des internen Kontroll- und Risikomanagementsystems wurde regelmäßig in Anwesenheit des verantwortlichen Bereichsleiters vorgestellt und diskutiert.

Der Strategie- und Nachhaltigkeitsausschuss tagte fünfmal und befasste sich vor allem mit der strategischen Positionierung der einzelnen Geschäftsbereiche in ihrem jeweiligen Marktumfeld und der Umsetzung der Strategie 2025. Überdies beschäftigte sich der Ausschuss fortlaufend und eingehend mit der Nachhaltigkeitsstrategie des Unternehmens und deren Umsetzung. Gegenstand der Sitzungen waren auch der Erwerb und die Veräußerung von Unternehmensbeteiligungen wie die Gründung eines Joint Ventures zwischen DHL Supply Chain und Saudi Aramco.

Der Nominierungsausschuss hat im Berichtszeitraum einmal getagt. In Vorbereitung der Hauptversammlung 2024 hat er dem Aufsichtsrat Ende des Jahres 2023 Ann-Kristin Achleitner und Hans-Ulrich Engel, als Nachfolger für Simone Menne und Stefan Schulte zur Wahl empfohlen sowie Heinrich Hiesinger zur Wiederwahl in den Aufsichtsrat vorgeschlagen. Die Amtszeit soll jeweils vier Jahre betragen.

Der Vermittlungsausschuss hat im Berichtsjahr nicht getagt.

Der Personalausschuss kam zu vier Sitzungen zusammen und befasste sich unter anderem mit der Sicherheit der Beschäftigten, dem Stand der Tarifverhandlungen, der Förderung von Frauen in Führungspositionen, den Ergebnissen der Mitarbeiterbefragung, der konzernweiten Unternehmensstrategie zur Personalentwicklung sowie der Gewinnung, Sicherung und Entwicklung von Talenten.

Unterstützung der Mitglieder des Aufsichtsrats

Die Gesellschaft unterstützt die Mitglieder des Aufsichtsrats laufend bei der Ausübung ihrer Tätigkeit. Neue Mitglieder erhalten vielfältige und umfassende Angebote, die eine kurzfristige spezifische Einarbeitung sicherstellen. Neben der Möglichkeit zu ausführlichen Gesprächen mit den Mitgliedern des Vorstands, dem Vorsitzenden und gegebenenfalls anderen Mitgliedern des Aufsichtsrats erhalten sie weitreichende Informationen zu relevanten Themenkomplexen vorwiegend über den Zugriff auf einen exklusiv für den Aufsichtsrat konzipierten digitalen Datenraum, der auch Protokolle früherer Aufsichtsratssitzungen enthält. Die Kosten für ausgewählte externe Fortbildungsveranstaltungen werden ebenso übernommen wie diejenigen für den Bezug von Fachzeitschriften. Neben Besuchen von bedeutenden Betriebsstätten des Konzerns im zeitlichen Zusammenhang mit einer Aufsichtsratssitzung bieten die Mitglieder des Vorstands auch Führungen durch einzelne Geschäftsbetriebe an, die den Aufsichtsratsmitgliedern durch einen vertieften Einblick in die Gegebenheiten vor Ort die Möglichkeit eröffnen, ein umfassendes Verständnis für die operativen Abläufe zu entwickeln. Im Juni besichtigte der Aufsichtsrat beispielsweise das DHL Drehkreuz Leipzig und wurde dort nach einem einführenden Vortrag während der arbeitsreichen Abendstunden durch das großflächige Gelände geführt und mit den einzelnen Arbeitsprozessen und Verantwortlichkeiten vertraut gemacht. Diverse auch vor Ort tätige Führungskräfte des Unternehmensbereichs Express standen für Fragen und Vorschläge zur Verfügung. Auch der zweimal jährlich stattfindende Directors’ Day ermöglicht es den Mitgliedern des Aufsichtsrats, ihre Kenntnisse zu aktuellen unternehmensrelevanten Themen und Entwicklungen zu vertiefen. Im Jahr 2023 standen hier die Themen Regulierung des Postmarkts, ESG-Leistungskennzahlen als Grundlage für Unternehmenssteuerung und Vorstandsvergütung sowie Updates zum Lieferkettenrecht, der Nachhaltigkeitsberichterstattung und zur EU-Taxonomie auf der Agenda.

Veränderungen im Vorstand

Mit Ausscheiden von Frank Appel nach mehr als 20 Jahren Zugehörigkeit zum Vorstand hat Tobias Meyer mit Ablauf der Hauptversammlung 2023 den Vorsitz im Vorstand übernommen. Er gehört dem Vorstand bereits seit 2019 an und war zuvor für die Bereiche Post & Paket Deutschland sowie Global Business Services verantwortlich. Weitere personelle Veränderungen gab es im Berichtsjahr nicht.

Veränderungen im Aufsichtsrat

Auf Seiten der Anteilseignervertreter ist Katja Windt nach zwölfjähriger Mitgliedschaft mit Ablauf der Hauptversammlung am 4. Mai 2023 aus dem Aufsichtsrat ausgeschieden. Nachfolgerin ist Katrin Suder, selbstständige Unternehmensberaterin. Mario Daberkow, seit 2018 Mitglied des Aufsichtsrats und bei der Volkswagen AG verantwortlich für Global IT Infrastructure & Services, wurde von der Hauptversammlung wiedergewählt. Die Wahl von Katrin Suder und Mario Daberkow erfolgte jeweils für vier Jahre.

Die Amtszeiten von Simone Menne, Heinrich Hiesinger und Stefan Schulte enden zum Ablauf der für den 3. Mai 2024 vorgesehenen Hauptversammlung. Simone Menne und Stefan Schulte stehen nach langjähriger Mitgliedschaft im Aufsichtsrat vor dem Hintergrund der Regeln des Deutschen Corporate Governance Kodex nicht mehr für eine Wiederwahl zur Verfügung. Der Hauptversammlung schlägt der Aufsichtsrat die Wahl von Ann-Kristin Achleitner und Hans-Ulrich Engel sowie die Wiederwahl von Heinrich Hiesinger, jeweils für eine vierjährige Amtszeit, vor. Beide neu zu wählenden Kandidaten verfügen insbesondere über weitreichende Kenntnisse im Bereich Rechnungslegung- und Abschlussprüfung. Es ist beabsichtigt, Hans-Ulrich Engel im Falle seiner Wahl zum Vorsitzenden des Finanz- und Prüfungsausschusses zu wählen. Wesentliche Kompetenzen der Aufsichtsratsmitglieder sind auch der Qualifikationsmatrix in der Erklärung zur Unternehmensführung zu entnehmen.

Die Amtszeit der Arbeitnehmervertreter im Aufsichtsrat endete turnusgemäß mit Ablauf der Hauptversammlung 2023. Nahezu alle Mitglieder wurden für eine weitere Amtszeit wiedergewählt. Als neues Mitglied wurde Silke Busch gewählt, die Gabriele Gülzau nachfolgt. Der Aufsichtsrat hat Andrea Kocsis als stellvertretende Aufsichtsratsvorsitzende und die wiedergewählten Arbeitnehmervertreter in ihren Ausschusspositionen bestätigt.

Eine Übersicht über die aktuellen Mitglieder des Aufsichtsrats finden Sie im Kapitel Gremien.

Umgang mit Interessenkonflikten

Die Mitglieder des Aufsichtsrats üben weder eine Organfunktion oder Beratungsaufgabe bei wesentlichen Wettbewerbern des Unternehmens aus, noch stehen sie zu diesen in einer persönlichen Beziehung. Interessenkonflikte wurden dem Aufsichtsrat im Berichtsjahr nicht angezeigt.

Gesellschaft entspricht allen Kodex-Empfehlungen

Die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats haben im Dezember 2023 erklärt, dass seit Abgabe der Entsprechenserklärung im Dezember 2022 allen Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex in der am 27. Juni 2022 im Bundesanzeiger bekannt gemachten Fassung vom 28. April 2022 entsprochen wurde und auch künftig allen Empfehlungen des Kodex entsprochen werden soll. Auf der Internetseite der Gesellschaft können Sie die Erklärungen der vergangenen Jahre einsehen. In der Erklärung zur Unternehmensführung finden Sie weitere Informationen zur Corporate Governance des Unternehmens.

Jahres- und Konzernabschluss 2023 geprüft

Die von der Hauptversammlung 2022 für das Jahr 2023 erstmals zum Abschlussprüfer gewählte Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (Deloitte), München, hat den Jahres- und Konzernabschluss einschließlich des zusammengefassten Lageberichts für das Geschäftsjahr 2023 geprüft und uneingeschränkte Bestätigungsvermerke erteilt. Deloitte hat auch die zusammengefasste nichtfinanzielle Erklärung für das Geschäftsjahr 2023 einer Prüfung mit begrenzter und für ausgewählte Indikatoren mit hinreichender Sicherheit unterzogen und keine Beanstandungen erhoben. Auch die freiwillige prüferische Durchsicht des Halbjahresfinanzberichts wurde von Deloitte durchgeführt. Dabei wurden keine Beanstandungen festgestellt. Der gemeinsame Vergütungsbericht von Vorstand und Aufsichtsrat für das Geschäftsjahr 2023 wurde gemäß § 162 Abs. 3 AktG formell geprüft und mit einem entsprechenden Prüfvermerk versehen.

Nach Vorbefassung des Finanz- und Prüfungsausschusses hat der Aufsichtsrat in seiner heutigen Sitzung den Jahres- und Konzernabschluss einschließlich des Gewinnverwendungsvorschlags des Vorstands und den zusammengefassten Lagebericht einschließlich der zusammengefassten nichtfinanziellen Erklärung für das Geschäftsjahr 2023 eingehend mit dem Vorstand erörtert und nachfolgend diskutiert. Deloitte hat über die Ergebnisse der Prüfung im Finanz- und Prüfungsausschuss sowie im Plenum berichtet und stand für Fragen zur Verfügung. Der Ausschussempfehlung folgend hat sich der Aufsichtsrat dem Ergebnis der Prüfung angeschlossen und den Jahres- sowie den Konzernabschluss für das Geschäftsjahr 2023 gebilligt. Nach dem abschließenden Ergebnis der Prüfung des Jahresabschlusses, des Konzernabschlusses, des zusammengefassten Lageberichts einschließlich der zusammengefassten nichtfinanziellen Erklärung und des Gewinnverwendungsvorschlags durch den Finanz- und Prüfungsausschuss und den Aufsichtsrat waren keine Einwendungen zu erheben.

Dem Vorschlag des Vorstands hinsichtlich der Gewinnverwendung und der Zahlung einer Dividende von 1,85 € je Aktie hat sich der Aufsichtsrat angeschlossen.

Der Aufsichtsrat dankt allen Beschäftigten und den Mitgliedern des Vorstands ausdrücklich für ihren engagierten Einsatz.

Bonn, 5. März 2024
Der Aufsichtsrat

Dr. Nikolaus von Bomhard
Aufsichtsratsvorsitzender