Nachhaltigkeit in der Unternehmensführung (ESRS 2 GOV-1 bis GOV-5)

Im Rahmen der Wesentlichkeitsanalyse (Double Materiality Assessment, DMA) wurden wesentliche Auswirkungen (positiv und negativ) sowie Risiken und Chancen durch unsere Geschäftstätigkeit identifiziert. In diesem Nachhaltigkeitsbericht weisen wir gemäß den ESRS-Anforderungen die Risiken und Chancen in der Bruttoperspektive aus, während im Chancen- und Risikobericht die Darstellung netto erfolgt.

Rollen von Vorstand und Aufsichtsrat (ESRS 2 GOV⁠–⁠1)

Als deutsche börsennotierte Aktiengesellschaft hat der Konzern ein duales Führungssystem. Der Vorstand leitet das Unternehmen in eigener Verantwortung. Er wird vom Aufsichtsrat bestellt, überwacht und beraten. Der Vorstand besteht aus acht Mitgliedern, davon sind 75 % männlich und 25 % weiblich. Das durchschnittliche Verhältnis von weiblichen zu männlichen Mitgliedern betrug im Berichtsjahr 1:3.

Der Vorstand ist das zentrale Entscheidungsgremium für die Ausrichtung in der Nachhaltigkeit, während die Unternehmensbereiche für die Umsetzung der Maßnahmen verantwortlich sind. Der Vorstand identifiziert, bewertet die Chancen und Risiken aus der Nachhaltigkeit und steuert die Auswirkungen über die verschiedenen Vorstandsressorts. Regelmäßig werden die erzielten Fortschritte im Vorstand erörtert.

Auch in den Sitzungen des Aufsichtsrats und dessen Strategie- und Nachhaltigkeitsausschuss, Personalausschuss und Finanz- und Prüfungsausschuss werden Nachhaltigkeitsthemen regelmäßig behandelt.

Verantwortlichkeiten für Nachhaltigkeit der Vorstandsressorts und -gremien

Die Verantwortung für die strategische Ausrichtung, den Stakeholder-Dialog und die Umsetzung der Maßnahmen zur Dekarbonisierung und zum Arbeitsschutz, für die Corporate Citizenship-Programme sowie die konzernweiten Standards in der Cybersicherheit liegt im Ressort des Vorstandsvorsitzenden. Die Nachhaltigkeitsthemen werden in der Konzernstrategie weiterentwickelt und wurden im Berichtsjahr im Sustainability Steering Board (SSB) in drei Sitzungen überprüft. Das SSB ist mit den Vorstandsmitgliedern Vorsitz, Finanzen und Personal sowie Führungskräften aus zentralen und divisionalen Fachfunktionen besetzt.

Im Vorstandsressort Personal werden konzernweite Konzepte für Führung und Unternehmenskultur, zur Förderung von Talenten und Fähigkeiten, zu Vorgaben im Zusammenhang mit HR-Prozessen und -Services sowie für die Pflege der Beziehungen zu den Arbeitnehmervertretungen und für die Achtung der Menschenrechte in unserer Belegschaft entwickelt. Außerdem wurde das Health & Wellbeing Forum eingerichtet, das mit Fachleuten und Führungskräften aus allen Unternehmensbereichen besetzt ist. Das Gremium berät das HR Board zur Gestaltung und Implementierung zielgerichteter Maßnahmen zur Förderung eines Arbeitsumfelds, dass die Mitarbeitenden befähigt und motiviert, sich wohlzufühlen – körperlich, mental und sozial. Darüber hinaus berät der Chief Medical Officer (CMO) zu allen Fragen des betrieblichen Gesundheitsmanagements, zum Beispiel zu Konzepten zum Umgang mit epidemischen oder pandemischen Risiken. Die wesentlichen Konzernrichtlinien stellen wir im Abschnitt Richtlinien dar.

Das Nachhaltigkeits-Reporting und -Controlling, die Chancen- und Risikobewertung, die Integration der Nachhaltigkeitsberichterstattung in das interne Kontrollsystem und die Finanzsysteme, das Compliance-Management, der Datenschutz sowie die Durchführung der Wesentlichkeitsanalyse liegen in der Verantwortung des Vorstandsressorts Finanzen.

Im Vorstandsressort Global Business Services werden unter anderem die konzernweiten Standards für die nachhaltige Beschaffung und die Auswahlprozesse für Lieferanten sowie die Vorgaben für das Insurance & Risk Management und für Konzernimmobilien festgelegt.

1    Vorstandsvorsitzender, Mitglieder des Vorstands Personal, Finanzen, Express (EXP).
2    Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz.
3    Diversity, Equity, Inclusion, Belonging (Vielfalt, Chancengerechtigkeit, Inklusion und Zugehörigkeit).
4    Health & Wellbeing (Gesundheit & Wohlbefinden).

Wir haben spezielle Kontrollen und Verfahren für das Management eingeführt, um Auswirkungen, Risiken und Chancen zu steuern und zu überwachen: Steuerungsgrößen, Kennzahlen und Ziele sind vollständig in die Finanzsysteme, Berichts- und Planungsprozesse sowie in das interne Kontrollsystem und den Chancen- und Risikomanagementprozess integriert. Die Entwicklung der Steuerungsgrößen gegenüber der Planung wird monatlich dem Vorstand vorgestellt und diskutiert; Ausnahme: die Steuerungsgröße Mitarbeiterengagement wird anhand der jährlichen Befragung der Beschäftigten ermittelt und erörtert. Bei eventuellen Abweichungen gegenüber dem Plan werden Lösungsansätze besprochen und verabschiedet. Im Berichtsjahr wurde der Finanz- und Prüfungsausschuss des Aufsichtsrats siebenmal über die Entwicklung informiert.

Die Konzernrevision prüft die Effektivität des Risikomanagementsystems, der Kontrollen und der Führungs- und Überwachungsprozesse sowie die Einhaltung der Konzernrichtlinien und trägt zu deren Verbesserung bei. Dies geschieht im Auftrag des Vorstands durch geplante oder anlassbezogene unabhängige Prüfungen bei allen Konzerngesellschaften und in der Konzernzentrale. Die Ergebnisse und Maßnahmenvereinbarungen werden von den Prüfteams mit den untersuchten Organisationseinheiten und deren Leitung besprochen. Der Vorstand wird regelmäßig über die Ergebnisse informiert. Der Aufsichtsrat erhält jährlich eine Zusammenfassung.

Die Mitglieder des Vorstands bringen unterschiedliche berufliche Expertise aus den Bereichen Wirtschaftsingenieurwesen, Physik, Betriebswirtschaft, Rechtswissenschaften und Psychologie ein. Im Tagesgeschäft befassen sich die Vorstandsmitglieder auch mit der Umsetzung der Nachhaltigkeitsziele. Alle Vorstandsmitglieder verfügen über Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen, um Chancen und Risiken der Nachhaltigkeitsaspekte angemessen zu verstehen und diese bei Unternehmensentscheidungen zu beachten. Die operative Verantwortung wurde thematisch an verschiedene Zentralbereiche in den jeweiligen Vorstandsressorts delegiert. Der Vorstandsvorsitzende Tobias Meyer, aber auch die divisionalen Vorstandsmitglieder Nikola Hagleitner, Oscar de Bok, Pablo Ciano, John Pearson und Tim Scharwath haben aufgrund ihrer Ausbildung und der beruflichen Tätigkeit spezielle Kenntnisse erlangt, die sie an verschiedenen Stellen in ihren Verantwortungsbereichen einbringen, um das Unternehmen auf Nachhaltigkeit auszurichten. Die externe Perspektive zu Nachhaltigkeitsthemen wird regelmäßig durch den Nachhaltigkeitsbeirat eingebracht, der mit Vertretern aus Wissenschaft, Politik und Wirtschaft besetzt ist.

Zusammensetzung des Aufsichtsrats und dessen Gremien

Der Aufsichtsrat besteht aus 20 Mitgliedern, davon vertreten zehn die Interessen der Aktionäre und zehn die der Beschäftigten. Die Aktionärsvertreter werden von der Hauptversammlung in Einzelabstimmung gewählt, die Arbeitnehmervertreter durch die Beschäftigten. 60 % der Mitglieder des Aufsichtsrats sind männlich, 40 % weiblich. Das durchschnittliche Verhältnis von weiblichen zu männlichen Mitgliedern betrug damit im Berichtsjahr 2:3. Alle Anteilseignervertreter im Aufsichtsrat (50 % der Aufsichtsratsmitglieder) sind gemäß dem Deutschen Corporate Governance Kodex unabhängig.

Der Aufsichtsrat bildet aus dem Kreis seiner Mitglieder sechs Ausschüsse: Präsidialausschuss, Personalausschuss, Finanz- und Prüfungsausschuss, Strategie- und Nachhaltigkeitsausschuss, Nominierungsausschuss und Vermittlungsausschuss. Die Mitglieder dieser Ausschüsse bereiten die Beschlussfassungen des Plenums vor und nehmen die ihnen nach dem Gesetz, der Satzung und der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats übertragenen Aufgaben wahr. Die Ausrichtung in der Nachhaltigkeit wird im Strategie- und Nachhaltigkeitsausschuss erörtert; der Fortschritt in der Nachhaltigkeit, die ESG-Risiken und die Wesentlichkeitsanalyse werden im Finanz- und Prüfungsausschuss diskutiert und die Belange der Beschäftigten im Personalausschuss.

Neue Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten umfassende Angebote, die eine kurzfristige spezifische Einarbeitung sicherstellen. Aufsichtsratsmitglieder können an ausgewählten externen Fortbildungsveranstaltungen teilnehmen und Fachzeitschriften beziehen. Den Aufsichtsratsmitgliedern werden Einblicke in die Standorte des Konzerns und Gegebenheiten vor Ort eröffnet, um ein umfassendes Verständnis für die operativen Abläufe und die Maßnahmen zur Nachhaltigkeit zu entwickeln. Der zweimal jährlich stattfindende Directors’ Day ermöglicht es den Mitgliedern des Aufsichtsrats, ihre Kenntnisse zu aktuellen unternehmensrelevanten Themen und Entwicklungen, auch zur Nachhaltigkeit, zu vertiefen.

Diversität in Vorstand und Aufsichtsrat

Diversität ist mitentscheidend für den wirtschaftlichen Erfolg des Konzerns. Das gilt auch für die Mitglieder des Vorstands und des Aufsichtsrats. Im Rahmen der Auswahl der Mitglieder des Vorstands achtet der Aufsichtsrat auf Vielfalt und darauf, dass sich die Mitglieder hinsichtlich ihrer Persönlichkeit, Qualifikationen, Fähigkeiten, Herkunft und Erfahrungen ergänzen. Eine langfristige Nachfolgeplanung in allen Unternehmensbereichen gewährleistet, dass auch in Zukunft qualifizierte interne Kandidatinnen und Kandidaten zur Verfügung stehen. Dabei spielt auch die frühzeitige Auswahl von Frauen für Führungspositionen eine entscheidende Rolle. Die Zusammensetzung des Vorstands spiegelt überdies die internationale Tätigkeit des Unternehmens wider. Die Vorstandsmitglieder haben sowohl aufgrund ihrer Herkunft als auch durch längere berufliche Tätigkeiten im Ausland oder die Verantwortung für ausländische Geschäftsaktivitäten vielfältige Erfahrungen in vielen Ländern Europas, aber auch in den USA, Asien, Lateinamerika und Australien. Der Altersdurchschnitt der Vorstandsmitglieder lag zum 31. Dezember 2024 bei 54 Jahren, wobei das jüngste Mitglied 48 Jahre und das älteste 61 Jahre alt war.

Befassung mit Nachhaltigkeitsaspekten (ESRS 2 GOV⁠–⁠2)

Die Wesentlichkeitsanalyse wurde gemäß den ESRS ermittelt. Die daraus identifizierten wesentlichen Auswirkungen, Risiken und Chancen sowie die Umsetzung der Sorgfaltspflicht wurden mit dem Vorstand erörtert. Der Aufsichtsrat wurde über die Ergebnisse der Wesentlichkeitsanalyse und die damit verbundenen Anpassungen an die Berichterstattung informiert.

Für jeden Unternehmensbereich finden vierteljährlich Business Review Meetings mit den Vertretern des Managements statt, davon einmal jährlich mit allen Mitgliedern des Vorstands und dreimal im Jahr mit dem Vorstandsvorsitzenden und dem für Finanzen zuständigen Vorstandsmitglied. Neben der finanziellen Entwicklung wurde dabei auch die Entwicklung der Nachhaltigkeitsziele erörtert. Im Berichtsjahr wurden zusätzliche separate ESG Business Performance Meetings eingerichtet, die durch den Finanzvorstand geleitet werden. Diese finden ebenfalls vierteljährlich statt, um die Entwicklung in der Nachhaltigkeit gezielt nachzuverfolgen. Darüber hinaus gibt es Vorstandsgremien in allen Ressorts, in denen über die grundsätzliche strategische Ausrichtung des jeweiligen Ressorts sowie richtungsgebende Themen Entscheidungen getroffen werden. Schließlich werden Beschlüsse zu Investitions-, Immobilien- und M&A-Vorhaben anhand von festgelegten Entscheidungs- und Zustimmungsprozessen in den zuständigen Gremien gefasst.

Die Ergebnisse der Wirksamkeitsprüfungen des Internen Kontrollsystems werden in einem zentralen Reporting-Tool dokumentiert und einmal jährlich mit dem Vorstand und dem Aufsichtsrat geteilt. Zusätzlich wurden diese Informationen hinsichtlich möglicher Verbesserungspotenziale analysiert.

Der Aufsichtsrat und der fachlich zuständige Strategie- und Nachhaltigkeitsausschuss sowie der Finanz- und Prüfungsausschuss erhalten vierteljährlich Berichte des Vorstands über wesentliche Auswirkungen, Risiken und Chancen, die Umsetzung der Sorgfaltspflicht sowie die Ergebnisse und die Wirksamkeit von Richtlinien, Maßnahmen, Messgrößen und festgelegten Zielen in der Nachhaltigkeit. Diese Gremien berücksichtigen die Auswirkungen, Risiken und Chancen, wenn sie die Umsetzung der Strategie überwachen sowie wichtige Transaktionen und Risiken bewerten. Der Strategie- und Nachhaltigkeitsausschuss ist mit je drei Vertretern der Aktionäre und der Arbeitnehmer besetzt, der Finanz- und Prüfungsausschuss mit je vier.

Der Präsidialausschuss befasst sich mit der Nachfolgeplanung der Vorstandsmitglieder, klärt Fragen der Corporate Governance und bereitet die Beschlussfassung des Plenums über die Bestellung der Vorstandsmitglieder, die Ausgestaltung ihrer Anstellungsverträge (inklusive Vergütung), das System zur Vergütung der Vorstandsmitglieder, die Festlegung der Ziele für die variable Vergütung, die Bestimmung der variablen Vergütung nach Grad der Zielerreichung, die Überprüfung der Angemessenheit der Vergütung und den jährlich zu erstellenden Vergütungsbericht vor. Die Mitglieder des Aufsichtsrats erhalten eine fixe Vergütung, Sitzungsgeld und Auslagenerstattung gemäß der Satzung der Deutsche Post AG . Die Vergütung von Vorstand und Aufsichtsrat werden von der Hauptversammlung beschlossen.

Die wesentlichen Auswirkungen, Risiken und Chancen werden auch in der Weiterentwicklung der Strategie, in Akquisitionen und Divestments sowie im Risikomanagement und im internen Kontrollsystem berücksichtigt.

Im Berichtsjahr wurden in den Dezembersitzungen des Finanz- und Prüfungsausschusses und des Personalausschusses sowie des Plenums die Durchführung und die Ergebnisse der Wesentlichkeitsanalyse sowie die Berichtsinhalte vorgestellt und erörtert.

Nachhaltigkeit in der Vergütung des Vorstands (ESRS 2 GOV⁠–⁠3)

Die Nachhaltigkeit wurde im Berichtsjahr in der Jahreserfolgsvergütung der Vorstandsmitglieder durch die drei Steuerungsgrößen Realisierte Dekarbonisierungseffekte, Mitarbeiterengagement und Cybersicherheits-Rating mit einer Gewichtung von jeweils 10 % berücksichtigt. Die Realisierten Dekarbonisierungseffekte dienen der Umsetzung des Ziels, Treibhausgasemissionen zu reduzieren und das Angebot treibhausgasreduzierter Logistikdienstleistungen zu verstärken. Mit dem Mitarbeiterengagement messen wir den Erfolg bei der Erreichung Arbeitgeber erster Wahl zu sein. Das Cybersicherheits-Rating stellt eine neutrale und transparente Bewertung der Position von DHL Group in der Cybersicherheit dar. Es misst den Erfolg des Cybersicherheitsmanagements und unterstützt dessen laufende Optimierung.

Im Berichtsjahr betrug der Anteil der anerkannten Vorstandsvergütung, der an klimabezogene Leistungen geknüpft war, 3,1 %, Anhang, Textziffer 48.3.Für den Aufsichtsrat werden keine zielbezogenen Vergütungskomponenten definiert.

Das Vergütungssystem der Vorstandsmitglieder wird durch den Aufsichtsrat regelmäßig überprüft. Es wird der Hauptversammlung bei wesentlichen Änderungen, spätestens aber alle vier Jahre zur Beschlussfassung vorgelegt. Im Berichtsjahr hat der Aufsichtsrat beschlossen, nachhaltigkeitsbezogene Leistungen ab 2026 auch in der Langfristkomponente der Vorstandsvergütung zu verankern. Das überarbeitete Vergütungssystem wird der Hauptversammlung 2025 zur Billigung vorgelegt, Vergütung .

Führungskräfte im oberen Management

Die oben genannten Kennzahlen fließen in die Berechnung der erfolgsabhängigen Vergütung der Führungskräfte im oberen Management ein. Zusätzlich wird die Führungskraft anhand des Engagements der Beschäftigten im eigenen Zuständigkeitsbereich bewertet.

Erklärung zur Sorgfaltspflicht (ESRS 2 GOV⁠–⁠4)

Wir betreiben unser Geschäft im Einklang mit geltendem Gesetz und gemäß unseren selbstgesetzten Nachhaltigkeitsstandards. DHL Group unterzeichnete 2006 den UN Global Compact. Dessen zehn Prinzipien sowie die Grundsätze der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte, die OECD-Leitsätze für multinationale Unternehmen, die Kernarbeitsnormen der Internationalen Arbeitsorganisation sowie das Prinzip der Sozialpartnerschaft sind durch unseren Verhaltenskodex für Beschäftigte und unsere Grundsatzerklärung zu Menschenrechten konzernweit verankert und werden in weiteren internen Richtlinien präzisiert.

In der Achtung der Menschenrechte liegt unser Fokus auf dem Ausschluss von Kinder- und Zwangsarbeit, den Arbeitsbedingungen (Arbeitszeit, Arbeitssicherheit und Gesundheit, Vergütung), Chancengleichheit, Datenschutz sowie dem Recht auf Vereinigungsfreiheit. Mit dem Lieferantenkodex verpflichten wir Lieferanten und Subunternehmer, unsere ethischen, sozialen und ökologischen Grundsätze zu achten und in ihren Lieferketten umzusetzen. Der Lieferantenkodex ist grundsätzlich ein verbindlicher Bestandteil der Beziehungen mit unseren Lieferanten, einschließlich Subunternehmern. Mit Unterzeichnung verpflichten diese sich, unsere Standards einzuhalten und in der eigenen Lieferkette umzusetzen, Management der Beziehungen zu Lieferanten.

Mit unseren Maßnahmen zur Achtung der Menschenrechte in der Belegschaft und der Lieferkette folgen wir den Anforderungen des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG). Die Umsetzung der Maßnahmen werden durch den LkSG Council überwacht. Das Gremium ist mit Führungskräften des oberen Managements der Konzernfunktionen Human Resources, Konzernstrategie, Corporate Public Affairs, Legal Services und Global Compliance, Konzerneinkauf sowie Konzernrevision besetzt.

Mit dem Verhaltenskodex und der daraus abgeleiteten Grundsatzerklärung zur Korruptionsbekämpfung geben wir allen Beschäftigten und Führungskräften eindeutige Regeln und Standards an die Hand, wie sie in ihrem Umfeld und ihrem Aufgabenbereich gesetzes- und regelkonform zum Erfolg des Konzerns beitragen können. Für die Umsetzung unserer Werte und Ziele sind alle Beschäftigten, aber vor allem die Führungskräfte verantwortlich; darum ist der Verhaltenskodex Bestandteil ihrer Arbeitsverträge. Beide Verhaltenskodizes und die Konzernrichtlinien werden jährlich auf Aktualität und Vollständigkeit überprüft.

Die Konzernrevision ist ein wesentliches Organ im Steuerungs- und Überwachungssystem des Konzerns. Im Rahmen ihrer risikoorientierten Prüfungshandlungen kontrolliert sie regelmäßig die Anwendung der Konzernrichtlinien, auch zur Achtung von Menschenrechten, sowie die damit verbundenen Prozesse und berichtet dem Vorstand über die Ergebnisse.

Risikomanagement und interne Kontrollen der Nachhaltigkeitsberichterstattung (ESRS 2 GOV⁠–⁠5)

Konzernweit wird Nachhaltigkeit im Chancen- und Risikomanagementsystem berücksichtigt und Kontrollen für die Nachhaltigkeitsberichterstattung sind im internen Kontrollsystem (IKS) implementiert.

Chancen und Risiken werden bei DHL Group dezentral erfasst und bewertet. Über mögliche Planabweichungen sowie langfristige und latente Ereignischancen und -risiken wird überwiegend auf der Ebene von Ländern oder Regionen berichtet. Die Prozesse und ermittelten Chancen und Risiken stellen wir ausführlich im Chancen- und Risikobericht dar, Chancen- und Risikomanagement.

Unser IKS ist in Anlehnung an das international anerkannte Rahmenwerk für interne Kontrollsysteme des Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) konzipiert und wird kontinuierlich weiterentwickelt und verbessert. Auf Basis identifizierter Risiken und Kontrollziele werden Mindestanforderungen definiert, die durch Aufnahme von geeigneten Kontrollen in die Kontrollrahmenwerke der Unternehmensbereiche abgedeckt werden müssen. Für die Nachhaltigkeitsberichterstattung wurden Kontrollmindestanforderungen für die Definition, die Datenerfassung, Berechnung und die Berichterstattung aller Nachhaltigkeitskennzahlen sowie zu Governance-Prozessen implementiert. Die wesentlichen Risiken, Strategien zur Minderung sowie entsprechende Kontrollen weisen wir im Abschnitt Rechnungslegungsbezogenes internes Kontrollsystem aus, Internes Kontrollsystem.

Darüber hinaus prüft die Konzernrevision die Effektivität des Risikomanagementsystems, der Kontrollen und der Führungs- und Überwachungsprozesse sowie die Einhaltung der Konzernrichtlinien und trägt zu deren Verbesserung bei. Dies geschieht im Auftrag des Vorstands durch geplante oder anlassbezogene unabhängige Prüfungen bei allen Konzerngesellschaften und in der Konzernzentrale.